Por Que o Financeiro da Clínica é Tão Difícil?
Diferente de um comércio que vende produtos à vista, uma clínica odontológica trabalha com orçamentos longos, parcelamentos e comissões. Um tratamento de R$ 5.000 pode ser pago em 10 parcelas de R$ 500, cada uma em uma data diferente, e a comissão do dentista pode variar por procedimento.
Sem um sistema adequado, é impossível saber com precisão quanto vai entrar no caixa amanhã, na semana ou no mês.
Os 5 Pilares do Controle Financeiro
1. Separar Pessoa Física da Pessoa Jurídica
O erro mais comum é misturar as contas pessoais com as contas da clínica. Defina um pró-labore fixo (seu salário da clínica) e mantenha contas bancárias separadas. Isso é básico mas transformador.
2. Fluxo de Caixa por Competência e Regime
Entenda a diferença entre:
- Regime de caixa: registra quando o dinheiro entra ou sai da conta (real)
- Regime de competência: registra quando o fato gerador aconteceu (um tratamento aprovado em janeiro gera receita de janeiro, mesmo que o pagamento seja em fevereiro)
O ideal é acompanhar ambos: competência para análises gerenciais, caixa para operação diária.
3. Categorização de Despesas
Categorize todas as despesas em pelo menos:
- Custos fixos: aluguel, salários, software, contabilidade
- Custos variáveis: materiais, laboratório de prótese, comissões
- Investimentos: equipamentos, marketing, reforma
Isso permite identificar rapidamente onde é possível economizar e onde o dinheiro está sendo bem investido.
4. Controle de Inadimplência
Parcelas vencidas devem ser monitoradas diariamente. Estratégias eficazes:
- Lembrete automático 3 dias antes do vencimento
- Notificação no dia do vencimento
- Cobrança gentil 3 dias após o vencimento
- Contato telefônico após 7 dias de atraso
- Renegociação para atrasos superiores a 15 dias
5. Comissões Automatizadas
Calcular comissões manualmente é trabalhoso e sujeito a erros. O ideal é que o sistema calcule automaticamente a comissão por procedimento (que varia entre 30-50% dependendo da especialidade e acordo) e gere relatórios prontos para pagamento.
Relatórios Que Todo Dentista Deve Acompanhar
- Faturamento mensal — total faturado e recebido
- Taxa de conversão de orçamentos — quantos orçamentos viram tratamento
- Ticket médio por paciente — valor médio dos tratamentos
- Inadimplência — percentual de parcelas vencidas
- Margem de lucro — faturamento menos todas as despesas
- Custo por aquisição — quanto custa trazer um novo paciente
Conclusão
Controle financeiro não é sobre planilhas complicadas — é sobre ter as informações certas, no momento certo. Com um software que conecta orçamentos, pagamentos, comissões e despesas, você toma decisões baseadas em dados reais.